Dansgala Story of dreams

Opdrachtgever
De opdrachtgevers voor het dansgala, Story of dreams, was de dansvereniging Mystique. De projectleiders van het dansgala waren Marlon Ronkes en Elise Cuipers.

Functie
Ik was lid van het uitvoerende team op het dansgala, Story of dreams, dat plaatsvond op 6 november 2010. Ik ben benaderd door de opdrachtgeefster omdat ze spontane en representatieve gastvrouwen zochten. Nadat ik met haar op gesprek was geweest, hoorde ik dat ik aangenomen was voor deze functie. Mijn functie was het opnemen van de rol als gastvrouw en het op de juiste manier ontvangen van de gasten.

Verloop van de opdracht
Het dansgala, Story of dreams, was erg goed verlopen. De opdrachtgeefster was erg tevreden met het eindresultaat en complimenteerde me voor het harde werk dat ik verricht had. De avond is wel anders gelopen als dat ik had verwacht. Er was namelijk een tekort aan vrijwilligers om een dansgala goed te kunnen laten verlopen. Hier heb ik zo goed mogelijk op ingespeeld want, de gasten mochten er niets van merken. Het mocht immers niet tot een probleem leiden. Ik heb deze avond samengewerkt met Marlon Ronkes, Elise Cuipers, Anne-Fleur Hensen en Marije van Eijk.

Competenties
Voor deze activiteit wil ik graag de volgende competenties inzetten:

• Stressbestendigheid, Niveau 2
• Verbeeldingskracht, Niveau 2
• Probleemanalyse, Niveau 2
• Oordeelsvorming, Niveau 2
• Marktgerichtheid, Niveau 2

Situatie
Op 6 november 2010 vond het dansgala, Story of Dreams plaats in het klooster van Waalre. Dit dansgala werd georganiseerd door de dansvereniging Mystique en de dansvereniging RED. Mijn taak was het vervullen van de rol als een spontane representatieve gastvrouw. Maar door de vele uitvallingen van vrijwilligers, is mijn taak heel erg breed geworden. Er waren na deze uitvallingen nog drie vrijwilligers over. Ik moest samen met Anne-Fleur Hensen en Marije van Eijk alle taken verdelen zodat alles op rolletjes zou lopen. Als ik de taken niet op een juiste manier had verdeeld, hadden we het waarschijnlijk niet gered deze avond. De avond had uit kunnen lopen tot een grote chaos. Het was daarom ook mijn taak om rustig te blijven en niet in paniek te raken, zodat ik toch een goed eindresultaat kon neerzetten. Het was immers mijn taak om dit te realiseren, zodat de opdrachtgevers tevreden konden zijn over het werk dat ik verricht heb.

Taken
Door de uitval van de vele vrijwilligers heb ik vele taken om handen gehad. Er moest snel gehandeld worden in een zeer korte tijd. Het was op dat moment erg belangrijk dat we alle taken die er waren op een zo goed mogelijke en gestructureerde manier verdeelden over het aantal vrijwilligers. Het was erg belangrijk dat ik niet in paniek raakte maar dat ik er een goede oplossing voor bedacht. Er werd van mij verwacht dat ik in deze situatie rustig en kalm bleef. De stress die door deze situatie ontstond moest op een positieve manier omgezet worden. Door de energie die ik hiervan kreeg deed ik alles wat ik maar kon om deze avond tot een goed en geslaagd eind te brengen. Ik heb mijn zenuwen onder controle kunnen houden en heb er alles aan gedaan om de mensen een geslaagde dansavond te bezorgen.

Actie
De eerste bezoekers op het dansgala zouden ongeveer rond 19:00 uur arriveren. En om 18:00 uur kwam ik erachter dat er een aantal vrijwilligers, die allemaal een belangrijke taak zouden vervullen, niet op kwamen dagen. Dit vond ik erg vervelend omdat er nu nog maar drie vrijwilligers over waren die alle taken op zich moesten nemen. Het was belangrijk dat ik mijn zenuwen onder controle hield en niet begon te stressen. Om dit te kunnen realiseren ben ik aan een tafel gaan zitten en heb ik met de andere vrijwilligers een duidelijke en gestructureerde planning opgezet. Hierdoor wisten we allemaal wat we wanneer moesten doen. Voor mij was dit een goede manier om duidelijk te krijgen wat er allemaal moest gebeuren. En als ik hulp nodig had van de andere vrijwilligers wist ik, doormiddel van de planning, waar zij zich bevonden. Deze hele situatie gaf mij energie om een geslaagde avond neer te zetten voor de bezoekers. Hier heb ik dan ook alles aan gedaan. Ik heb mijn zenuwen omgezet in positieve energie. Het was voor mij dan ook een hele opluchting toen het eerste deel van de avond goed was verlopen. Dit zorgde ervoor dat ik mijn positieve energie hield en dat de rest van de avond ook een groot succes was.

Resultaat
Ik heb de avond tot een groot succes kunnen leiden doordat ik op een rustige en kalme manier verschillende acties heb ondernomen. Ik heb mijn zenuwen onder controle gehouden. En door het maken van een gestructureerde planning zijn alle taken op een juiste manier vervult. De opdrachtgevers, bezoekers en dansers vonden het een geslaagde avond en hebben er erg van kunnen genieten. Ze hebben me dan ook heel erg bedankt voor de hulp die ik heb gegeven. De opdrachtgever heeft me een gecomplimenteerd met het feit dat ik deze situatie zo goed heb kunnen oplossen.

Terugkoppeling
Ik heb veel van dit evenement geleerd. Ik weet nu dat vrijwilligers een belangrijke taak hebben binnen het uitvoeren van een evenement zoals het dansgala. En dat het ook belangrijk is om voldoende vrijwilligers te hebben op een dergelijk evenement. Het blijft belangrijk om rustig en kalm te blijven binnen een stresssituatie. Heb bedenken van een gestructureerde oplossing zorgt ervoor dat ik met positieve energie de situatie aan kan pakken. Het is belangrijk dat de bezoekers niets merken van deze situatie. Het omzetten van je zenuwen is daarom ook erg van belang. Ook moet je rekening houden met de andere vrijwilligers en niet alleen maar met jezelf. In een volgende situatie zou ik precies hetzelfde reageren. Ik zou zo snel mogelijk een gestructureerde oplossing bedenken. Ik kan een dergelijke situatie nu herkennen omdat ik het eerder heb meegemaakt.

Situatie
Tijdens de dansshow op het dansgala, Story of dreams, moesten er lichten met de dansende mensen mee schijnen. Omdat de vrijwilligers die deze taak zouden volbrengen niet aanwezig waren, hebben wij deze overgenomen. De opdrachtgever gaf me de taak om de spotlight en de lichten in de zaal te bedienen. Hij had een vaag beeld geschetst van wat hij precies wenste met de lichten. Maar dit was niet echt duidelijk. We moesten dit uiteindelijk zelf in vullen met de informatie die gegeven was. Het doel was om een professionele lichtshow neer te zetten. Dat was ook het eindresultaat dat de opdrachtgever wenste.

Taken
Het was mijn taak om het idee van de spotlight over te brengen op de andere vrijwilligers. Ik moest hier zelf een beeld van scheppen omdat, ik de informatie alleen maar op papier gekregen had. Ik moest zelf een voorstelling zien te maken van het eindresultaat. Zodat ik het op een juiste manier aan de vrijwilligers kon overbrengen. Zij moesten immers helpen met het besturen van de spotlight. Om te zorgen voor een goed eindresultaat, heb ik hier van te voren al een beeld van gevormd zodat ik wist wat er moest gebeuren. Dit heb ik samen met de andere vrijwilligers doorbesproken.

Actie
Nadat ik mondeling van de opdrachtgever te horen had gekregen wat ongeveer de bedoeling was met het gebruik van de lichten, heb ik de aantekeningen die ik op papier gekregen had goed doorgenomen. Hierop stond bij welk deel van de show wat licht gebruikt moest worden. Precieze tijden werden hier niet op genoemd. Dit moest ik dus zelf even bekijken. Een ander punt wat de opdrachtgever belangrijk vond was de muziek. Het licht en de muziek moesten goed bij elkaar aansluiten. Hier heb ik tijdens de dansshow dan ook rekening mee gehouden. Op momenten van rustige muziek en rustige dansstukken heb ik wat neutrale lichtkleuren gebruikt. Op momenten van drukke muziek en drukke dansstukken heb ik er met de lichten een hele show van kunnen maken met felle kleuren en met een snelle bediening van het apparatuur. Er waren ook stukken waar de dansers door het publiek dansten. Omdat het donker was in de zaal en omdat ik me voor kon stellen dat het publiek ze niet meer zouden kunnen volgen, heb ik ze met de spotlight gevolgd. Ik heb echt alles uit de bediening van de lichten proberen te halen om voor de opdrachtgever een zo goed mogelijk eindresultaat neer te kunnen zetten.

Resultaat
Doordat ik een beeld gevormd heb van wat de opdrachtgever wenste, heb ik een beter eindresultaat neer kunnen zetten. Door dat beeld wist ik wat er van me verwacht werd en hoe het plaatje er uit moest komen te zien. Na de show heb ik feedback gevraagd aan de opdrachtgever omdat, ik nieuwsgierig was naar zijn mening. Ik hoopte namelijk dat ik zijn verwachtingen had waargemaakt. De opdrachtgever was uitzonderlijk blij met het eindresultaat en zei dan ook dat hij het zelf niet beter had gekund.

Terugkoppeling
Ik ben erg tevreden over het eindresultaat, ik heb het beeld van de opdrachtgever waar kunnen maken zonder daar al te veel informatie over te hebben. Ik vond het leuk om een vrije opdracht te krijgen en daar een beeld van te vormen. Hier heb ik dan ook veel van geleerd. Ik kan dit nu in meerdere situaties toepassen om erachter te komen wat er van me verwacht word. In een volgende situatie zou ik dan ook precies het zelfde doen om een goed eindresultaat aan de opdrachtgever te leveren.

Situatie
Tijdens de voorbereidingen van het dansgala, Story of dreams, kwam ik erachter dat er meer bezoekers kwamen dan dat er op gerekend was door het klooster in Waalre. Er waren niet genoeg stoelen in de zaal waar de dansshow plaats zou vinden. Ook waren er niet genoeg welkomstdrankjes en er was te weinig plek voor het ophangen van de jassen. Er ontstond een redelijk groot probleem. Dit moest in een korte tijd verholpen worden, want de eerste bezoekers zouden over een niet al te lange tijd arriveren. Het was dan ook belangrijk dat iemand zich hier mee bezig ging houden. En een duidelijk analyse maakte van het probleem. Ik heb dit met de opdrachtgever besproken en hij gaf mij de taak om het op te lossen.

Taken
Het was mijn taak om uit te zoeken hoeveel bezoekers er meer zouden komen dan dat er verwacht was. Ik moest van de grote lijnen uitgaan omdat preziece aantallen niet achterhaald konden worden. Het was belangrijk om dit probleem duidelijk te formuleren en aan de andere vrijwilligers en projectleiders kenbaar te maken. Dit zodat iedereen wist wat er gaande was. Door alle voor en nadelen van verschillende oplossingen te benoemen zijn er oplossingen voor dit probleem gevonden.

Actie
Nadat ik van de opdrachtgever te horen had gekregen dat ik dit probleem op moest lossen, ben ik hiermee meteen aan de slag gegaan. Ik ben aan een tafel gaan zitten heb het probleem voor me zelf even verduidelijkt. Ik heb opgeschreven wat er allemaal veranderd moest worden als er meer bezoekers kwamen. Hieruit bleek dat er drie elementen aangepast moesten worden. Er moesten meer zitplaatsen komen, meer welkomstdrankjes gemaakt worden en meer kapstokken geregeld worden. Nadat ik dit allemaal heb verduidelijkt ben ik hiermee meeteen aan de slag gegaan. Het eerste wat ik heb geregeld waren de welkomstdrankjes. Ik ben gelijk op de catering afgestapt om te vragen of ze snel nog extra welkomstdrankjes konden maken. Omdat de verzorging van de hapjes en de drankjes door een intern bedrijf werd gedaan, was dit makkelijk geregeld. Samen met het hoofd van het klooster heb op een zolder gekeken voor extra zitplaatsen. Er waren nog enkele stoelen die daar voor geleend konden worden. Maar helaas was dit niet genoeg en moest ik een andere oplossing vinden. In plaats van zitplaatsen heb ik een aantal statafels neergezet zodat enkele mensen daar konden gaan staan. Ik dacht niet dat dit voor problemen zou zorgen omdat, de mensen die stonden de show goed konden zien. Voor de kapstokken ben ik naar een vereniging in de buurt gegaan, dit op aanraden van het hoofd van het klooster, en heb ik een aantal kapstokken kunnen lenen.

Resultaat
Ik heb het probleem, dat ontstond doordat er meerdere bezoekers zouden komen dan dat er verwacht was, zo goed mogelijk proberen op te lossen. Zodat dit geen invloed zou hebben op het eindresultaat van het dansgala. Nadat de avond voorbij was heb ik aan de opdrachtgever feedback gevraagd over het analyseren en oplossen van het probleem. De opdrachtgever heeft me gecomplimenteerd met het feit dat ik zo goed met de situatie om ben gegaan. Hij zei dat zijn verwachtingen waren waargemaakt. Hij verwachte van me dat ik het probleem onder controle zou hebben zodat niemand van de gasten het zou merken.

Terugkoppeling
Ik heb van deze situatie veel geleerd. In een situatie waar een probleem ontstaat is het belangrijk om het probleem duidelijk te formuleren en de voor en nadelen van alle oplossingen te bekijken. Op deze manier kon ik het beste uit mezelf halen om voor de opdrachtgever een zo goed mogelijk resultaat neer te zetten. En dus goede oplossingen te bedenken voor het probleem. In een volgende situatie zou ik dit dezelfde manier aanpakken. Ik zou alleen kijken of ik dit probleem niet eerder zou kunnen herkennen zodat, ik het ook eerder op zou kunnen lossen.

Situatie
Nadat alle gasten van het dansgala Story of dreams het klooster verlaten hadden hebben we met alle aanwezige een reflectiebijeenkomst gehouden. Alle dansers, vrijwilligers en organisators hebben bij elkaar gezeten om een goed oordeel te vormen over de afgelopen avond. Als deze avond een succes zou zijn, zouden de organisatoren overwegen om in het volgende jaar weer een dansgala te organiseren. Het was dus van belang om een goed gestructureerd oordeel te vormen over deze avond. Hierbij was het van belang dat iedereen zijn of haar mening kon delen met de rest van de groep.

Taken
Ook van mij werd verwacht dat ik een oordeel zou vormen. Het was mijn taak om de andere te betrekken bij mijn oordeel. Hier moest ik van te voren goed over nadenken zodat ik niet klakkeloos de mening of adviezen van de rest van de groep over zou nemen. Maar eerlijk mijn oordeel zou geven. Ik ben tot een goed oordeel gekomen door alle voor en nadelen van de avond tegen elkaar af te wegen zodat ik tot een eerlijk oordeel zou komen.

Actie
Toen ik te horen kreeg dat er op het eind van de avond een reflectiebijeenkomst zou plaatsvinden en dat we allemaal een oordeel moesten vormen over de avond ben ik daar meteen over na gaan denken. Nadat de avond vorderde werd het steeds minder druk, steeds meer mensen verlieten het klooster. Ook werden de taken die ik moest volbrengen werden steeds minder, daardoor vond ik de tijd om aan een tafel te gaan zitten en de avond helemaal door te nemen. Ik had alle positieve punten en negatieve punten op een lijstje gezet. Hiermee bedoel ik de punten die verbeterd kunnen worden en de punten die heel erg goed gingen op deze avond. Op grond van deze punten heb ik een gestructureerd oordeel gevormd over de avond. Toen de dansshow helemaal voorbij was, hebben we achter de schermen even bij elkaar gezeten. Iedereen bracht zijn of haar oordeel naar voren. Het was mijn taak om me niet te laten beïnvloeden door de oordelen van de anderen. Ook was het mijn taak om de mensen bij mijn oordeel te betrekken. Dit zodat er in het vervolg iets mee gedaan kan worden. Door de positieve en negatieve punten van de avond te benoemen heb ik de opdrachtgever een goed oordeel over de avond kunnen brengen. De conclusie was dan ook dat het een geslaagd dansgala was maar, dat er meerdere vrijwilligers aanwezig hadden moeten zijn. Door dit resultaat is er door de opdrachtgever besloten om in het volgende jaar een dergelijk gala te organiseren.

Resultaat
Ik heb veel geleerd van de evaluatie die op het eind van de avond plaatsvond. Doordat ik goed over de avond heb nagedacht en alle negatieve punten tegen de positieve heb af kunnen wegen, ben ik tot een goed en eerlijk eindoordeel gekomen van de avond. Ik heb op een juiste manier mijn mening over de avond kenbaar gemaakt. Ik heb iedereen zo veel mogelijk bij mijn oordeel proberen te betrekken, zodat ze wisten wat ik van de avond en het dansgala Story of dreams vond.

Terugkoppeling
Tijdens het evenement heb ik vele oordelen over het dansgala gehad. Het feit dat er te weinig vrijwilligers waren vond ik slecht, hierdoor was mijn oordeel over de avond ook slecht terwijl er ook vele elementen van de avond heel goed waren. Ik heb mijn oordeel tijdens deze avond vaak bij moeten stellen en aan moeten passen. Om tot een eerlijk oordeel te komen tijdens de evaluatie heb daarom ook goed over de avond nagedacht. Doordat ik dit gedaan heb kon ik ook beter en positiever formuleren wat ik vond. In een volgende keer zou ik het vormen van een juist en gestructureerd oordeel ook zeker op dezelfde manier aanpakken.

Situatie
Toen de projectleider mij benaderde om op het dansgala de functie van gastvrouw te vervullen, was dit eigenlijk bedoeld voor achter de schermen. Het was de bedoeling dat ik alle dansers op zou vangen en zou helpen met de kleding. Ook was het dan mijn taak geweest om de Dj en de travestiet te ontvangen en begeleiden. Door het uitvallen van de vrijwilligers is deze taak niet van toepassing geweest. Ik heb toen onder andere de functie van gastvrouw voor de bezoekers op me genomen. De avond stond in het teken van een ‘gala’ met een informeel tintje. Dit was ook hetgeen wat de bezoekers moesten beleven. Het idee gala, moest er sterk naar voren komen Het was de bedoeling dat de bezoekers zich speciaal voelden. Omdat ik de rol van gastvrouw vervulde was het mijn taak om dit op de bezoekers over te brengen.

Taken
Het was mijn taak om uit te zoeken wie de doelgroep was die het dansgala Story of dreams zou komen bezoeken. Het was belangrijk om dit uit te zoeken omdat de beleving van een ‘gala’ op de juiste manier over te brengen. Om het product ‘gala’ over te brengen was het van belang om commercieel te denken. Het inleven in de markt is belangrijk om te zorgen dat de bezoekers de avond hebben die zij verwachtten.

Actie
Om ervoor te zorgen dat ik de gasten op de juiste manier benaderde, heb ik eerst wat navraag gedaan bij de opdrachtgever. Ik heb gevraagd wat voor gasten er kwamen en wat ze verwachtten van het dansgala. Door deze informatie wist ik genoeg over de doelgroep om ze de juiste beleving van het gala mee te kunnen geven. De mensen die het gala bezochten waren voornamelijk kennissen, familie en vrienden. Hierdoor kon ik opmaken dat het gala een informeel tintje zou hebben. Het was niet de bedoeling dat het een chique en stijf gala zou worden. En dat moest ook niet zo overgebracht worden. Het informele tintje werd verzorgd door een travestiet en entertainer die hier speciaal voor waren ingehuurd. Door deze mensen werd het een geslaagde avond die precies paste bij de wensen en behoeften van de gasten. Om zelf het idee van het gala over te brengen, heb ik op een commerciële manier proberen te denken. Ik heb me voor deze avond netjes en verzorgd gekleed. Verder heb ik me professioneel opgesteld tegenover de gasten, om zo het gala goed over te brengen.

Resultaat
Ik heb veel geleerd van deze situatie. Ik heb ingezien dat het erg belangrijk is om je doelgroep te kennen. Om te weten wat voor doelgroep het evenement, in dit geval het dansgala, komt bezoeken. Door te weten wie je doelgroep is, kun je jezelf beter voorbereiden om het overbrengen van de juiste beleving. Ik kon hierdoor als het ware inspelen op de doelgroep. Door op een commerciële manier te denken kom je erachter hoe je een product, het dansgala, onder de doelgroep kan krijgen.

Terugkoppeling
Als een dergelijke situatie zich weer voor zou doen, waarbij ik de gasten persoonlijk zou mogen ontvangen, zou ik hetzelfde doen als bij het dansgala. Het is belangrijk om je doelgroep te kennen om zo de gasten beter te kunnen ontvangen. Door het commercieel denken wist ik hoe ik het dansgala onder de doelgroep moest laten komen. Het was immers mijn taak om de gasten een leuke en geslaagde avond te bezorgen. Alle verwachtingen moesten waargemaakt zien te worden. Dat ging boven alles. Uiteindelijk is het heel leuk om de waardering van de gasten te kunnen zien. Daar had ik het immers allemaal voor gedaan.